Питання подання до суду процесуальних документів в електронній формі було роз’яснено Державною судовою адміністрація України. ДСА України надала офіційні роз’яснення для судів та територіальних управлінь ДСА України, пов’язані з реєстрацією процесуальних документів.
Як йдеться у документі, зроблено це у зв’язку із запитами судів, територіальних управлінь ДСА України про надання роз’яснень щодо окремих питань реєстрації в суді процесуальних документів, поданих до суду в електронній формі без накладення кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП), його невідповідності або недійсності.
Зокрема, у листі зазначено, що нормами процесуального законодавства встановлено вимоги щодо форми і змісту заяв, клопотань, скарг та інших процесуальних документів, які подаються до суду. Серед вимог до процесуальних документів є обов’язковість наявності підпису особи, яка подає документ.
Норми процесуальних кодексів передбачають, що саме суд перевіряє подані документи на предмет відповідності встановленим вимогам (зокрема щодо наявності та відповідності підпису).
У разі недодержання відповідних вимог суд повертає документи заявнику без розгляду або залишає їх без руху, про що виносить відповідну ухвалу. У такій ухвалі зазначаються недоліки поданих документів та визначаються спосіб і строк їх усунення.
Однією з підстав залишення суддею заяви без розгляду є прямо визначений ЦПК України та ГПК України випадок, коли заяву не підписано або підписано особою, яка не має такого права.
Беручи до уваги сукупність згаданих норм процесуальних кодексів, а також зважаючи на те, що винесення ухвали належить до виключних повноважень судді (колегії суддів), вбачається, що розгляд поданих до суду процесуальних документів на предмет відповідності встановленим законодавством вимогам є дискреційним повноваженням судді (колегії суддів).
Друкувати чи ні? От у чому питання
Також у своєму листі ДСА України повідомила, що документи, які надходять до суду та є предметом судового розгляду, підлягають реєстрації та переданню визначеному складу суду. Подання до суду процесуальних документів в електронній формі не є винятком.
Крім цього, у роз’ясненні йдеться про необхідність надрукувати звіт про результати перевірки КЕП, накладеного на документи, які надійшли до суду в електронній формі.
«У разі надходження на адресу електронної пошти суду процесуальних документів, засвідчених КЕП, необхідно перевірити дійсність електронного підпису та після цього завантажити файли таких документів разом з КЕП до автоматизованої системи документообігу суду.
Крім того, відповідно до пункту 61 розділу ІV “Перехідні положення” Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя від 17.08.2021 №1845/0/15-21, до забезпечення початку функціонування всіх підсистем (модулів) ЄСІТС справи розглядаються (формуються та зберігаються) в паперовій формі. Документи, що надійшли до суду в електронній формі, роздруковуються за наявності такої можливості в суді та приєднуються до матеріалів паперової справи.
У зв’язку з цим вважаємо, що за наявності технічної можливості звіти про результати перевірки дійсності КЕП мають роздруковуватися в суді та приєднуватися до матеріалів судової справи».
Також у разі відсутності електронного підпису ДСА України рекомендує складати в довільній формі акт за підписом особи (осіб), відповідальної за приймання та реєстрацію документів, та передавати його разом з отриманими документами визначеному складу суду. Аналогічно пропонується друкувати та передавати судді звіт про результати перевірки КЕП у всіх випадках недійсності електронного підпису.