Адвокатське об’єднання може списувати на витрати оплату таксі для своїх працівників, зменшуючи таким чином податок на прибуток.
Про це йдеться в консультації ГУ ДПС у м. Києві від 26.02.2021 № 719/ІПК/26-15-04-09-11.
До складу витрат адвокатського об’єднання належать витрати на:
- поїздки працівників на таксі;
- відшкодування працівникам витрат на таксі, якщо вони самостійно оплатили поїздки.
Умовами для списання цих витрат для цілей оподаткування податком на прибуток є:
- первинні документи, що підтверджують витрати;
- перевезення в рамках господарської діяльності АО в межах міста та під час відрядження.
Чи потрібно АО затверджувати відповідне внутрішнє положення про користування послугами таксі працівниками
Адвокатське об’єднання має прописати в положенні про соціальний пакет на підприємстві або наказі про користування послугами таксі працівниками:
- з якою метою оплачується таксі та кому;
- яким транспортом (перевізником) здійснюватиметься перевезення;
- час здійснення перевезень (графік або часові межі);
- маршрути перевезення;
- якими документами підтверджуватимуться факт перевезень і відповідні витрати.
Чи зобов’язане АО попередньо укладати договори з перевізниками
Юридична особа (замовник перевезення) може укласти договір про одноразове або багаторазове перевезення визначеного кола осіб із суб’єктом господарювання:
- перевізником на замовлення або
- перевізником на таксі (виконавцем перевезення).
Які документи є необхідними для документального підтвердження витрат АО на користування послугами таксі
Розрахунковим документом, який підтверджує оплату залежно від форми розрахунків, може бути:
- чек РРО – в разі розрахунків готівкою;
- чек РРО та квитанція платіжного термінала – в разі розрахунків карткою.
Оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції та постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта прийняття-передання тільки в разі його оплати, що підтверджується такими документами, як:
- платіжне доручення;
- розрахунковий чек;
- касовий чек;
- розрахункова квитанція;
- виписка карткового рахунку;
- квитанція до прибуткового касового ордера тощо.
Рахунок-фактура може бути складений у паперовій або в електронній формі та повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема:
- назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру;
- назву контрагента;
- зміст господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунка-фактури.
Якими документами АО зобов’язане підтвердити зв’язок між поїздками працівників на таксі з господарською діяльністю
Якщо працівників перевозить стороння транспортна організація, доцільно оформити договір про надання послуг із перевезення. Наприкінці кожного місяця оформлюється акт прийняття-передання цих послуг.
Якщо договір не укладено, витрати на таксі, здійснені у зв’язку з виробничою потребою, може бути відшкодовано працівникові за рішенням керівника. Факт здійснення таких витрат і їхній розмір слід підтвердити зазначеними вище первинними документами (зокрема, але не виключно одним із них), які додаються до звіту про використання коштів.
Для підтвердження потреби в послугах таксі працівник може оформити службову записку на ім’я керівника, в якій зазначити, з якою метою йому треба скористатися таксі. Після чого керівник оформлює наказ про відшкодування працівникові відповідних витрат. До бухгалтерії подається:
- документ, що підтверджує витрати на таксі;
- звіт про використання коштів.
Документи, які допоможуть обґрунтувати включення витрат на таксі у відрядженні:
- наказ керівника про використання таксі в господарській діяльності;
- службова записка працівника про необхідність використання таксі в господарській діяльності;
- маршрутний лист працівника, який користувався послугами таксі, затверджений керівником підприємства;
- звіт про результати поїздки.